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Les newsletters d’un point de vue légal

La loi est très claire concernant les envois de newsletter et une erreur peut entraîner des conséquences graves pour l’entreprise : plainte, condamnation, amende, dédommagement, … Nous allons préciser quels sont les points à respecter “à la lettre”.

Le mode d’inscription

Les lois sont différentes selon le type de destinataire et varient selon les pays. Beaucoup de sources internet décrivent la réglementation américaine. Nous nous intéressons ici spécifiquement à la loi française. : . En effet, elles varient selon si la prospection BtoB ou si la prospection est BtoC.

  • La prospection par mail vers un particulier ne peut pas être effectuée sans son accord. Le particulier doit en avoir fait la demande explicite pour recevoir la newsletter. On parle dans ce cas de prospection BtoC (« Business to Consumer »), soit d’une entreprise vers un consommateur.
  • La prospection par mail vers un professionnel est autorisée par la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004. Une entreprise peut adresser un e-mailing à des professionnels (artisans, professions libérales, commerçants, employés d’entreprises, etc) sans leur consentement préalable si le contenu de l’e-mailing concerne leur fonction professionnelle. Un exemple : une entreprise ou un consultant peut envoyer un mailing à des DRH si celui-ci porte sur son catalogue de formation, par contre cette même entreprise ne peut pas lui envoyer par mail des propositions de placement de patrimoine personnel. On parle de prospection BtoB (« Business to Business »), soit d’une entreprise vers une autre entreprise. Les entreprises ou les professionnels destinataires doivent toutefois être en mesure à tout moment de s’opposer à l’envoi de cette newsletter ou mail de prospection.

Lien de désinscription

Dans les 2 cas (BtoB et BtoC), une newsletter doit toujours contenir un lien de désinscription qui permettra à l’abonné de se retirer de la liste de diffusion à tout moment. Ce lien est généralement placé en bas de page. La procédure doit être simple, gratuite et immédiate.

Identité de l’expéditeur

Dans tous les cas de figure, une newsletter doit indiquer l’identité complète de l’annonceur. On prendra pour habitude de mentionner clairement la raison sociale de l’entreprise, son nom commercial s’il y a lieu, son numéro SIREN, son adresse physique, un numéro de téléphone et un e-mail.

Respect des données privées

Une newsletter, qu’elle soit ciblée ou pas, passe obligatoirement par un fichier client. L’entreprise qui envoie un e-mailing (newsletter ou mail de prospection) est donc en possession d’informations personnelles sur ses destinataires tels que le nom, le prénom, le mail, tout ou partie de son adresse, un numéro de téléphone, etc.

Ce fichier sensible doit être déclaré auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). En effet, la loi dite informatique et liberté du 6 janvier 1978 (loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), complétée par des décrets et des directives européennes, prévoit que les fichiers informatiques doivent être déclarés à la CNIL.

Cette déclaration est gratuite, mais attention à ne pas l’oublier, une atteinte aux droits de la personne est passible d’une peine d’emprisonnement (jusqu’à 5 ans) et d’une amende (jusqu’à 300’000 € !).

Présentation de MailChimp


Qu’est-ce que MailChimp ?

MailChimp est un puissant outil marketing. Plus précisément, cet outil d’email marketing vous permettra de gérer vos listes de diffusion, de concevoir des newsletters professionnels, de les programmer et de suivre les résultats de vous campagnes mails.

 

 

Pourquoi nous vous recommandons MailChimp ?

MailChimp est un service créé en 2001, qui compte 10 ans plus tard plus d’un million d’utilisateurs de 150 pays. Il gère chaque jour plus de 100 millions de courriels !  Pour peu que l’utilisateur se débrouille en anglais écrit, il découvrira un service relativement facile d’utilisation.

Contrairement à la majorité de ses concurrents, MailChimp propose un contrat de base totalement gratuit mais limité à 2’000 abonnés ou 12’000 mails par mois. C’est à notre avis le service idéal pour tester la création d’une première newsletter … sauf si l’on ne comprend pas l’anglais ! La Chambre de Commerce et d’Industrie de Grenoble le confirme :  » Mailchimp reste à ce jour l’un des outils les plus interessants pour générer des emails de qualité, gérer ses listes et bases de données « 

Pas besoin de changer de service si ce premier test est positif et qu’on dépasse ensuite les limites de nombre d’abonnés ou de nombre de mails envoyés : on peut passer sans discontinuité à un contrat plus étoffé. Beaucoup de grosses PME restent utilisatrices de MailChimp.

Pour les francophones irréductibles ou pour ceux qui ont besoin de fonctionnalités plus pointues et de services complémentaires, le marché regorge de solutions, jusqu’aux agences et prestataires clés-en-mains.


Les bonnes pratiques pour réaliser une newsletter

Ecrire une newsletter efficace est un exercice de précision. Il est très tentant d’habiller votre newsletter avec des images attrayantes et de la saturer d’informations comme on pourrait le faire sur une affiche publicitaire.

Mais ce serait une erreur !  Vos abonnés reçoivent en moyenne plusieurs dizaines de mails par jour. N’oubliez pas que votre newsletter est en compétition avec d’autres mails, professionnels, privés, mailing de prospections, spam, newsletters. Pour ne pas être envoyé à la corbeille, respectez  les bonnes pratiques de la newsletter.


Soyez bref

Votre newsletter ne doit pas contenir le texte entier d’un article, sauf si ce dernier est très court. Ajouter des titres à vos paragraphes puis un lien qui mènera vers votre site où est publié votre texte intégral.
Le but de votre newsletter est d’attirer l’attention de vos abonnés le plus rapidement possible avec des informations faciles à « digérer ».



Utilisez un minimum d’éléments graphiques

Le focus doit être apporté sur un contenu utile et informatif. Votre abonné se passera de vos angles arrondis et de vos effets photoshop. Quelques images pour convaincre votre abonné seront les bienvenues, mais à condition qu’elles complètent votre message.
Pour information, les newsletters basées principalement sur des images graphiques sont souvent bloquées par les filtres anti-spam. De plus, la plupart des messageries désactivent les images par défaut. S’il n’y a pas de texte, votre newsletter est simplement vide !



Soyez cohérent

Il faudra décider du nombre d’articles et d’un format standard pour la rédaction. Maintenez ensuite le même format sans changement, en utilisant les mêmes couleurs et le même emplacement pour chacun des éléments de votre newsletter.

Avec ce format standard, vous construisez “l’identité de votre marque”  auprès des abonnés. Ils vous reconnaîtront plus rapidement, ils trouveront plus facilement la ou les rubriques qui les intéressent. Le jour où vous déciderez de « faire peau neuve » pour marquer un changement éditorial par exemple, vous pourrez en faire un évènement.



Créez un contenu clair

Idéalement, il faudrait avoir entre 3 à 5 articles dans votre newsletter. Le fait d’en avoir plus alourdit votre newsletter et invite votre abonné à fermer la page. Priorisez les articles que vous souhaitez mettre en avant. Utilisez des listes à puces et marquez en gras les mots ou les bouts de phrases importants.

Aidez vos lecteurs à faire une lecture diagonale, pour qu’ils puissent rapidement comprendre le sujet et décider de leur intérêt à lire l’article complet. À ce propos, lisez notre article sur le contenu de la newsletter.



Créez du contenu personnalisé

Pour améliorer votre taux d’ouverture, ajoutez des informations personnalisés comme le nom et le prénom de votre destinataire par exemple, ou rappelez-lui le dernier article sur lequel il a cliqué …



Utilisez correctement vos liens

Évitez les « cliquez ici » comme libellé pour vos liens. Utilisez plutôt des liens qui ont un lien avec l’action attendue :  par exemple « téléchargez le premier épisode »,  «désinscription» ou “en lire plus” pour afficher l’article complet sur votre site web ou votre blog.



Testez

Envoyer des tests sur une multitude de clients de messagerie tels que Outlook, Yahoo, Gmail et Hotmail. Vous pouvez éviter quelques erreurs embarrassantes en consultant votre newsletter sur différentes plateformes.


Veillez à la délivrabilité de vos mails

Les filtres antispam dont sont équipés la plupart des webmails et logiciels constituent le barrage le plus important. Avant d’envoyer votre newsletter, examinez son contenu : si vous parlez d’argent, d’opportunité à saisir, d’urgence à traiter ou, bien sûr, de sexe ou de drogue, il y a de forte chance que votre mail soit écarté comme spam. De simples erreur de codage, un html non conforme copié de de Word, une répétition de certains mots, une phrase en majuscule, de nombreux points d’exclamation, …, peuvent aussi rendre votre newsletter suspecte et la faire rejeter.

Avant de l’envoyer, faites valider votre lettre d’informations. Si vous utilisez un service de routage payant, vous disposez d’un outil d’inspection comme celui de MailChimp, le service d’envoi de newsletters que nous vous recommandons si lisez l’anglais. Vous trouverez des outils gratuits sur internet, par exemple http://www.contactology.com/check_mqs.php


Comment réussir ses emailings par ConseilsMarketing

La forme de la newsletter


Une décision plus marketing que technique

La forme de votre newsletter a aussi une grande importance. Son format et son design contribureront à déclencher (ou non…)  certains réflexes auprès de vos abonnés  :

  • La reconnaissance d’un expéditeur ou d’un contenu thématique attendu
  • Le repérage d’un article intéressant
  • La curiosité suscitée par le graphisme ou la présentation
  • L’impression d’avoir reçu un document informatif important ou, à l’opposé, une promotion exceptionnelle et confidentielle …


Le format de la newsletter

De nos jours, trois principaux formats de newsletters sont utilisés :

  • Le HTML
  • Le texte brut
  • Le PDF

Tous ces formats ont leurs avantages et leurs inconvénients, c’est ce que nous verrons en dessous.

Le format HTML
Si votre newsletter exige une approche très professionnelle, alors c’est le meilleur format, surtout si vous avez besoin d’inclure des images ou des graphiques. Mais attention, votre newsletter en HTML peut avoir un affichage différent d’un ordinateur à l’autre en raison de problèmes de compatibilité. Il faudra donc le tester en utilisant différents navigateurs et différents systèmes de messageries.

Le texte brut
La newsletter au format texte brut est très populaire où le contenu prime par rapport aux images, graphiques et autres éléments graphiques. Ce format est utilisé pour sa simplicité ou pour accentuer l’aspect « informations professionnelles »

Le PDF
La newsletter au format PDF est moins utilisé, mais il convient parfaitement pour y inclure du contenu graphiquement avancé. Sa création requiert beaucoup de temps. Il est généralement utilisé pour des lettres d’informations destinées à une diffusion simultanée par mail et par courrier. Des contenus à longue durée de vie (par exemple reportages de fond ou formations) pourront ainsi être rassemblés en « livres blancs » thématiques et proposés au téléchargement.

Nous allons axer la suite de notre newsletter sur le format que nous avons retenu : Le HTML.


Mise en page de la newsletter

Comme vous pouvez le remarquer, la majorité des newsletters que vous recevez sont conçus avec une largeur fixe, par opposition à une mise en page fluide.

Une mise en page fixe est optimale car en fonction des clients de messagerie ou des webmails que vous utilisez, la newsletter ne s’affiche pas de la même manière. Par exemple sur Gmail, nous avons des annonces à gauche et sur hotmail, nous avons un menu à droite ce qui réduit la zone d’affichage de la newsletter.

C’est pour cette raison, qu’il faudra garder vos e-mails avec une largeur fixe de 550-600 pixels au maximum. Cette largeur fixe devrait vous garantir que la plupart de vos abonnés pourront lire votre newsletter sans problème.

Rappelons tout de même que vos destinataires sont occupés et impatient, donc nous vous conseillons d’éviter les barres de défilement horizontales.

La hauteur de votre mail peut varier en fonction de votre contenu, mais il faut garder à l’esprit que la plupart de vos destinataires survoleront le mail avant de le lire en entier.
Assurez-vous d’avoir mis dans votre newsletter uniquement les éléments importants et de façons succinctes.
Une newsletter avec un contenu textuel important ne donnera pas très envie à votre abonné de vous lire.

Le contenu

La newsletter est un outil de communication puissant s’il est bien utilisé dans votre entreprise. Comme la plupart des entreprises, vous voulez créer votre newsletter avant tout pour stimuler vos ventes.


Quel contenu créer pour votre newsletter ?

Il y a autant de réponses possibles que de type et taille d’entreprises, de variété de produits ou de prestations. Prenons quelques exemples :


Commerce de voitures d’occasion

Un garage a réussi à fidéliser un de mes amis en lui envoyant régulièrement des propositions intéressantes pour des housses de sièges, des tapis, des bons pour un lavage gratuit de sa voiture (par hasard pas loin du kilométrage recommandé pour une révision), un autoradio … et il a réussi à lui vendre une nouvelle voiture en moyenne tous les 2 ans depuis au moins une décennie !


Boutique de prêt-à-porter

Elle doit se distinguer de ses concurrents, en particulier des boutiques internet et des leaders de la vente à distance. Tout en offrant l’opportunité d’annoncer de nouveaux arrivages, des prix baissés, des offres spéciales à l’occasion de la Saint-Valentin, …, une communication périodique permet de parler de tendances, de l’actualité des marques vendues et des idées de saison.


Magasin d’électroménager

Le magasin ne peut pas se contenter de vendre à un client un presse-fruits tous les 4 ans.  Bousculé par la concurrence des hypermarchés, il doit établir une relation de confiance et se montrer compétent avant la vente et offrir plus après la vente. Une bonne idée serait d’informer les clients régulièrement sur les nouveaux équipements et la baisse de la consommation électrique, de les conseiller quant au nettoyage de leur frigo ou à l’entretien de leur hotte de filtration,  proposer de recettes de cocktails de fruits, parler de l’intérêt pour la santé de consommer des jus de légumes – et évidemment de faire tester des centrifugeuses à l’occasion d’une invitation au magasin.


Entreprise d’entretien de jardin

Elle aura l’embarras du choix parmi les informations utiles : présenter l’offre d’abonnements pour la tonte des jardins, expliquer quelle est la bonne période de taille des différentes espèces de haies et d’arbustes, faire découvrir des espèces végétales peu connues – éventuellement assorties d’une offre spéciale – . Plutôt que d’envoyer un email le professionnel pourra, à l’occasion d’une visite d’entretien, déposer une documentation, une brochure ou justement un de ces petits arbustes en pot, avec un flyer ! Et oui, c’est aussi une forme de “newsletter”…


PMI industrielle de la sous-traitance

Elle doit entretenir les relations qu’elle noue au fil des affaires traitées, autant les simples demandes d’informations techniques, que les pré-études avant devis ou les développements menés pour le client. Ses interlocuteurs sont des techniciens du bureau d’étude, des responsables de projets, des ingénieurs du développement. Il ne s’agit plus d’un contact unique à un niveau décisionnaire dans l’entreprise cliente, mais de plusieurs contacts opérationnels avec des prescripteurs techniques internes. Pour être lue, la newsletter doit leur fournir un avantage : gain de temps, valorisation de leur travail, augmentation de leur compétence ou de leur expérience. De la veille technique, des cas clients, les nouveautés technologiques, des outils de dimensionnement, des documents de référence, une FAQ (questions-réponses) constituent des contenus pertinents.


Entreprise de maçonnerie

Une entreprise artisanale enverra sa lettre d’informations à ses meilleurs clients pour s’assurer d’être consulté à chaque opportunité. L’artisan peut ainsi gérer l’équilibre entre gros chantiers de construction et petits travaux de rénovation. Quatre newsletters par an sont en moyenne suffisantes, et peuvent être facilement alimentées : annonce des périodes de fermeture, dernières réalisations d’envergure, suggestions de travaux de rénovations à conduire pendant l’hiver, nouveaux embauchés (pour renforcer l’ancrage local et humain).


Comment organiser le contenu de la newsletter ?

Une bonne newsletter basique contient principalement un article vedette, des chroniques régulières, les offres et nouvelles de la semaine ou du mois par exemple.

  • L’article vedette met en avant un contenu très attendu par la cible d’abonnés. Il doit être suffisamment aguicheur pour susciter de nombreux clics vers l’article complet, tout en s’inscrivant nettement dans le thème de la lettre d’informations ou ses objectifs. Parfois c’est un « édito » proche d’une prise de position, qui est la signature de l’entreprise comme l’éditorial d’un journal.
  • Zones « Actualités » : Les actualités peuvent mettre en évidence des évènements ou des actualités générales de l’entreprise et de son secteur d’activité. Pour une entreprise du secteur des jeux vidéo, ce sera par exemple la sortie d’un jeu ou la présentation d’un festival du jeu vidéo.
  • Zone dite régulière : Cette zone affichera les articles qui seconderont l’article vedette en termes d’importance. Gardez toujours les textes de cette zone courte et précise. Chaque article doit compléter les autres pour ne pas déboussoler l’abonné.
  • Liens : Les liens sont très importants dans une newsletter. Elles permettent de diriger l’abonné vers une page précise. Attention à ne pas commettre une erreur fréquente : le renvoi vers la page d’accueil de la boutique e-commerce. Il faut rediriger le visiteur directement sur la page du produit concerné.

Il ne faut pas oublier le lien de désinscription,  qu’il faut placer obligatoirement dans chaque newsletters. Ce lien doit permettre à tout abonné de se faire retirer de la liste de diffusion s’il le souhaite.


Pourquoi une newsletter professionnelle ?

La newsletter marketing fait partie des plus puissants outils marketings à disposition des entreprises de toutes tailles et de tous types. Cet outil a fait ses preuves et des résultats remarquables peuvent être obtenus à court terme tout en investissant peu de temps et peu d’argent. Selon DMA Interactive, 54% des PME interrogées affirment que la newsletter est le meilleur outil marketing et qu’il participe à ramener des visiteurs ou de nouveaux clients sur leurs sites internet.


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Qu’est-ce qu’une newsletter ?


De façon générale, une newsletter est un document qui recense toutes les actualités d’une période donnée pour un groupe de personnes donné. Elle est souvent utilisé à des fins commerciales, mais son but premier reste d’informer les destinataires de l’actualité de l’entreprise ou d’un secteur d’activité, ou de développer des connaissances sur une thématique spécifique.
L’entreprise peut l’utiliser pour drainer un trafic ciblé, exposer son nom, ses marques, ses technologies ou ses compétences.


Voyons ce qui distingue la newsletter  d’un e-mailing de prospection et de listes de diffusion.

 

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